Protection des renseignements personnels

Notre politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») explique la façon dont nous traitons les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités quotidiennes, et vous informe de vos droits en ce qui concerne vos renseignements personnels. Nous indiquons toujours clairement de quelle façon et à quel moment nous recueillons, utilisons ou communiquons vos renseignements personnels, et nous ne les vendrons jamais.

Nous pouvons modifier cette politique à l’occasion. Si nous le faisons, nous publierons un avis sur notre site Web. Les mises à jour prennent effet à la date indiquée dans la présente politique.

Dans cette politique, nous utilisons les mots « nous », « notre » et « nos » pour parler de nous (c’est-à-dire Investment Planning Counsel Inc. et nos filiales).

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la présente politique.

QU’ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENTS PERSONNELS »?

Les renseignements personnels sont des informations qui, seules ou combinées à d’autres, permettent d’identifier une personne. Ils comprennent notamment le nom et l’adresse, ainsi que d’autres informations plus sensibles, comme des renseignements médicaux et financiers. Sont compris, le cas échéant, des renseignements sur d’autres personnes, comme votre époux, votre conjoint de fait et vos enfants.

Découvrez comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos renseignements personnels ainsi que votre droit à la vie privée.

CONSENTEMENT

Votre connaissance et votre consentement sont nécessaires pour que nous puissions collecter et utiliser vos renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi le permet.

COMMENT NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons vos renseignements personnels de trois façons : directement auprès de vous, auprès d’autres personnes et organisations et à partir de l’utilisation que vous faites de nos sites Web et de nos applications mobiles.

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous tout au long de notre relation avec vous. Par exemple, nous pouvons recueillir des renseignements personnels par téléphone, par courriel ou à partir des demandes pour des produits ou services faites en ligne ou sur papier.
Selon les produits et les services que vous avez auprès de nous, nous pouvons également être amenés à recueillir vos renseignements personnels auprès d’autres personnes ou organisations. Il peut s’agir d’un conseiller, d’une autre compagnie d’assurance, de ministères et d’organismes gouvernementaux, ou d’autres organisations qui nous aident à vous offrir les produits et services que vous avez demandés.
Lorsque vous consultez notre site Web ou utilisez nos applications mobiles (appelés collectivement « services en ligne »), nous recueillons également vos renseignements personnels au moyen de témoins. Les témoins facilitent votre prochaine consultation en conservant vos préférences.

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, nous ne collectons que ceux dont nous avons besoin et nous vous dirons pourquoi nous en avons besoin.

Le cas échéant, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent également comprendre des renseignements sur votre époux, votre conjoint de fait, vos personnes à charge et vos bénéficiaires. Nous vous demanderons de confirmer leur consentement afin que nous puissions recueillir et utiliser ces renseignements et communiquer avec vous à leur sujet.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

Selon le produit ou le service visé, nous pouvons recueillir les types de renseignements suivants. Nous avons inclus certaines catégories et des exemples de renseignements personnels que nous recueillons. Cette liste d’exemples n’est aucunement exhaustive.

Renseignements d’identification et coordonnées, p. ex. nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale (NAS) ou numéro de sécurité sociale (à des fins fiscales ou si necessaire), renseignements sur les pièces d’identité délivrées par le gouvernement
Renseignements financiers, p. ex. revenu annuel, actif, passif, renseignements bancaires, profil d’investisseur
Renseignements sur votre emploi, p. ex. emploi et lieu de travail, antécédents professionnels, rémunération
Renseignements sur les transactions résultant de votre relation avec nous et par notre intermédiaire, ainsi qu’avec d’autres institutions financières, telles que les numéros de compte et l’historique des transactions.
Renseignements relatifs aux entreprises clientes, tels que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le type d’activité, la situation financière et les coordonnées des propriétaires, des exploitants et des directeurs de l’entreprise.
Utilisation des services en ligne, p. ex. adresse de protocole Internet (IP) (un identifiant unique pour chaque appareil qui se connecte à Internet), moment de consultation de notre site, pages consultées, durée de consultation
Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés pour nous aider à déterminer votre admissibilité aux produits et aux services que nous offrons.

COMMENT NOUS UTILISONO LES RENSEIGNMENTS PERSONNELS

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous aider à atteindre vos objectifs financière.

Selon les produits et les services que vous avez auprès de nous, vos renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins suivantes :

Savoir qui vous êtes :

Vérifier votre identité et déterminer si vous êtes admissible à des produits, ou des services
Vous offrir des conseils
Tenir votre profil à jour et assurer l’exactitude de nos dossiers
Si vous avez fourni votre numéro d’assurance sociale (NAS), ou numéro de sécurité sociale (NSS) nous l’utiliserons pour les déclarations fiscales. Votre NAS et votre NSS sert également à lier vos produits et à séparer vos renseignements de ceux d’autres clients ayant des noms semblables.

Pour entretenir notre relation avec vous:

Administrer vos produits ou services, comme le traitement des transactions
Vous renseigner sur les caractéristiques ou les avantages des produits ou services que vous avez auprès de nous
Vous fournir des prix et des estimations pour des produits qui répondent à vos besoins
Gérer vos dossiers
Améliorer nos activités d’exploitation ainsi que nos produits et services

Respecter la loi et gérer le risque :

Prévenir les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations et la cybercriminalité, et nous en protéger, vous comme nous
Répondre aux demandes de transmission de vos renseignements aux organismes d’application de la loi, aux tribunaux ou à d’autres autorités au Canada et à l’étranger
Nous conformer aux exigences fiscales

Utilisations additionnelles :

Nous pouvons communiquer avec vous de différentes manières, notamment par téléphone, par courriel ou par courrier, en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies.

Avec votre consentement, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour promouvoir nos produits et services et ceux de tiers que nous sélectionnons et qui, selon nous, pourraient vous intéresser. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant notre responsable de la vie privée.

COMMENT NOUS COMMUNIQUONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous transmettons vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations qui nous aident à administrer vos produits et services. Certaines de ces personnes et organisations peuvent être situées à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada. Dans un tel cas, vos renseignements seront assujettis aux lois territoriales applicables, notamment toute loi qui permet ou exige la divulgation de ces renseignements aux organismes gouvernementaux, aux tribunaux et aux organismes d’application de la loi du territoire concerné.

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements à d’autres organisations, notamment :

Les fournisseurs de services technologiques
Les services d’impression et de courrier
Les entreprises d’entreposage de dossiers
Entreprises de messagerie
Les fournisseurs de services juridiques
Les autres institutions financières
Les vérificateurs externes
Les agences d’évaluation du credit

Nous pouvons être amenés à communiquer vos renseignements à d’autres personnes, notamment :

Votre conseiller et les personnes qui travaillent avec lui

Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à nos filiales, aux ministères et organismes gouvernementaux, aux organismes d’application de la loi, aux tribunaux et à d’autres autorités au Canada et à l’étranger afin de respecter nos obligations légales et de prévenir ou de contrer les activités criminelles, la fraude, les fausses déclarations ou la cybercriminalité.

COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous prenons la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels contre la perte et contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Toutes les personnes qui travaillent à l’IPC, ainsi que les personnes et les organisations qui agissent en notre nom, sont responsables de la protection des renseignements personnels.

C’est pourquoi nous avons mis en place des mesures visant à protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé. Voici quelques exemples :

Politiques strictes de gestion des accès
Surveillance proactive des menaces
Chiffrement des données
Authentification multifacteur
Surveillance de nos bureaux 24 heures sur 24, sept jours sur sept
Accès contrôlé aux immeubles dans lesquels nous exerçons nos activités

Une de nos politiques strictes de gestion des accès consiste à limiter l’accès aux renseignements personnels aux :

Employés d’IPC et aux tiers autorisés qui ont besoin d’accéder à des renseignements personnels précis pour faire leur travail
Autres personnes que vous avez autorisées (p. ex. personne désignée par procuration, autre représentant ou conseiller personnel)
Autres personnes et organisations qui nous aident à administrer vos produits et services
Nous offrons à tous nos employés et aux tiers autorisés une formation sur la sécurité des renseignements personnels, la vie privée et le code de conduite afin de les sensibiliser à l’importance de la protection des renseignements personnels.

VOS DROITS

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous avons recueillis et de les corriger. Vous avez également le droit de savoir quelles organisations ont reçu vos renseignements de notre part.

Pour accéder à vos renseignements personnels ou les corriger, veuillez adresser votre demande par écrit au responsable de la vie privée d’IPC, en indiquant aussi précisément que possible les renseignements personnels faisant l’objet de votre demande. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais, et si, pour une raison quelconque, nous ne pouvons pas vous répondre immédiatement, nous vous en informerons. IPC peut vous facturer des frais raisonnables pour vous permettre d’accéder à vos renseignements personnels, mais seulement après vous avoir informé du coût approximatif.

Nous nous efforcerons d’être aussi précis que possible lorsque nous vous fournirons la liste des organisations auxquelles nous avons divulgué vos renseignements. S’il n’est pas possible de vous fournir une liste exacte, nous fournirons une liste des organisations auxquelles nous avons pu divulguer vos renseignements.

Si nous corrigeons vos renseignements personnels, nous en informerons les organisations auxquelles nous avons divulgué vos renseignements.

Dans certains cas, il se peut que nous ne puissions pas répondre à votre demande, sous réserve de certaines restrictions ou lois. Si c’est le cas, nous vous en informerons dès que possible.

DURÉE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET RETRAIT DU CONSENTEMENT

Vos renseignements personnels ne sont conservés qu’aussi longtemps que nous en avons besoin pour vous fournir des produits et des services, et pendant une durée raisonnable par la suite, conformément à nos politiques ou aux lois applicables. Nous détruisons les renseignements personnels de manière à éviter tout accès non autorisé.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Cependant, veuillez noter que le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à continuer à vous offrir les produits et les services que vous possédez déjà ou que vous souhaitez obtenir. Si vous souhaitez retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, ou discuter des implications d’un tel retrait, veuillez contacter notre responsable de la vie privée.

COMMUNIQUEZ AVEC NOUS

Communiquez avec nous par écrivant à notre responsable notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Investment Planning Counsel

5015 Spectrum Way, Suite 300, Mississauga, Ontario L4W 0E4

[email protected]

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ EN LIGNE

AVIS IMPORTANT : la présente politique explique comment les témoins sont utilisés dans l’ensemble de l’entreprise sur les sites Web d’Investment Planning Counsel. Dans la présente entente, « nous », « notre » et « nos » désignent, selon le cas, toute société ou filiale d’Investment Planning Counsel ou toute coentreprise ou tout programme auquel l’une de ces parties participe (ci-après dénommés « sociétés affiliées »). « Vous » et « votre » désignent une personne qui a visité un site Web d’Investment Planning Counsel. La présente politique peut être modifiée à l’occasion. En utilisant ce site, vous acceptez que des témoins soient placés sur votre ordinateur conformément aux dispositions de la présente politique. Si vous ne souhaitez pas accepter les témoins des sites Web d’Investment Planning Counsel, veuillez prendre les mesures nécessaires pour les désactiver.

1. Définition des témoins

Un témoin est un élément d’information créé par un serveur Web lorsque vous visitez un site Web. Cet élément d’information concerne la façon dont vous utilisez un site Web et le moment où vous l’utilisez. Il est placé sur votre ordinateur, votre téléphone intelligent, votre télévision intelligente ou votre tablette (« appareil en ligne ») sous la forme d’un petit fichier texte. Il existe deux types principaux de témoins :

Témoins temporaires : les témoins temporaires expirent lorsque vous quittez le site Web. Les témoins temporaires permettent au site Web de vous reconnaître lorsque vous naviguez d’une page à l’autre au cours d’une même session de navigation et vous permettent d’utiliser le site Web le plus efficacement possible. Par exemple, les témoins temporaires permettent à un site Web de se souvenir qu’un utilisateur a placé des articles dans un panier en ligne.
Témoins persistants : contrairement aux témoins temporaires, les témoins persistants sont stockés sur votre appareil en ligne entre les sessions de navigation jusqu’à leur expiration ou leur suppression. Ils permettent donc au site Web de vous « reconnaître » lorsque vous revenez, de se souvenir de vos préférences et d’adapter les services à vos besoins.

Nous utilisons des témoins temporaires et des témoins persistants sur nos sites Web.

2. Raisons pour lesquelles nous utilisons des témoins

De nombreux témoins sont conçus pour vous permettre d’utiliser le Web de manière optimale. Par exemple, nous utilisons des témoins pour recueillir des renseignements sur votre activité sur nos sites Web afin de nous permettre d’améliorer votre expérience d’utilisateur lorsque vous utilisez nos sites Web, par exemple des témoins qui détectent si votre navigateur prend en charge des fonctions technologiques spécifiques. Cela permet, par exemple, de charger plus rapidement les pages Web lorsque vous demandez le téléchargement d’un fichier volumineux. Ces renseignements ne permettent pas de vous identifier et ne comprennent pas votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou votre adresse courriel.

Nous utilisons des témoins sur ce site Web aux fins suivantes :

Collecte de renseignements statistiques : nous utilisons des témoins pour recueillir des renseignements statistiques sur la manière dont vous utilisez nos sites Web à des fins statistiques et d’évaluation pour nous aider à comprendre comment les utilisateurs utilisent notre site Web et nous aider à améliorer sa structure.
Publicité : Investment Planning Counsel peut diffuser des publicités en ligne adaptées à vous ou susceptibles de vous intéresser sur des sites Web de tiers, à des fins de marketing de relance ou de reciblage, et pour améliorer votre expérience en tant que client sur nos sites. Pour plus de renseignements sur les publicités axées sur les intérêts, voir la section 4 (Publicités axées sur les intérêts) ci-dessous.
Authentification de votre ordinateur : nous utilisons des témoins pour recueillir des renseignements tels que l’adresse IP à des fins de surveillance et de dépannage.
Sécurité et vérification : pour nous aider à maintenir la sécurité et à vérifier vos données lorsque vous utilisez le site Web et que vous naviguez d’une page à l’autre, ce qui vous évite d’avoir à saisir à nouveau vos données chaque fois que vous accédez à une nouvelle page.
Contenu personnalisé : pour enregistrer la manière dont vous avez personnalisé votre utilisation de ce site, par exemple la langue que vous préférez.

3. Recours à des tiers

Nous utilisons un fournisseur tiers, Google Analytics, pour nous aider à recueillir et à compiler des renseignements comme le nombre de visiteurs sur notre site, l’origine des visiteurs et les pages qu’ils visitent. Nos fournisseurs tiers peuvent également utiliser des témoins pour diffuser des publicités plus pertinentes pour vous et vos intérêts et pour évaluer l’efficacité d’une campagne publicitaire.

Google Analytics peut recueillir votre adresse IP ou l’identifiant de votre appareil à la date de votre visite sur un site, mais pas votre nom ni d’autres renseignements permettant de vous identifier. Nous ne combinons pas les renseignements collectés par l’intermédiaire de ces fournisseurs tiers avec d’autres renseignements personnels vous concernant que nous pourrions détenir.

Les fournisseurs tiers ont leurs propres politiques en matière de témoins et de protection de la vie privée. La possibilité pour Google d’utiliser et de partager les renseignements recueillis par Google Analytics est limitée par les conditions d’utilisation de Google Analytics et les règles de confidentialité de Google.

4. Publicités axées sur les intérêts

Les publicités axées sur les intérêts nous permettent de diffuser des publicités plus pertinentes pour vous et vos intérêts. Cela fonctionne en vous montrant des publicités basées sur vos habitudes de navigation et sur la façon dont vous avez interagi avec ce site et d’autres sites.

Lorsque vous naviguez sur nos sites, certains des témoins placés sur votre ordinateur seront des témoins publicitaires afin que nous puissions comprendre quels types de pages vous intéressent. Nous pouvons alors afficher sur votre navigateur des publicités axées sur ces intérêts perçus. Ces témoins ne contiennent pas de renseignements personnels ou financiers vous concernant, mais peuvent contenir un identifiant unique requis par le processus de reciblage. Si vous accédez à l’une de ces publicités, nous pouvons également suivre le taux de réponse et l’activité du site Web qui y est associée.

Nous travaillons également avec des fournisseurs de publicité tiers qui recueillent et utilisent des informations sur vos visites sur ce site et d’autres sites (mais pas votre nom, votre adresse courriel, votre adresse postale ou votre numéro de téléphone) pour vous présenter des publicités susceptibles de vous intéresser. Cela comprend les publicités affichées sur nos sites et les publicités d’Investment Planning Counsel qui peuvent vous être montrées lorsque vous êtes sur des sites Web de tiers.

5. Désactivation de Google Analytics

Vous pouvez désactiver Google Analytics en installant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Googleet désactiver les annonces de Google axées sur les intérêts en utilisant les paramètres des publicités de Google.

Même si vous choisissez de désactiver Google Analytics, il se peut que vous receviez tout de même des publicités d’Investment Planning Counsel. Cela signifie simplement que les publicités que vous verrez ne seront pas personnalisées.

6. Refus des témoins

Vous pouvez limiter la collecte de vos renseignements en désactivant les témoins sur votre navigateur. Vous pouvez également modifier les paramètres de votre navigateur afin qu’il demande votre autorisation chaque fois qu’un site tente d’installer un témoin. Cependant, nos sites Web (et de nombreux autres sites Web) nécessitent des témoins pour offrir certaines fonctionnalités. Si vous choisissez de désactiver les témoins, certains des services disponibles sur notre site Web pourraient ne pas fonctionner correctement.

7. Sites Web et liens n’appartenant pas à Investment Planning Counsel

Nos sites Web peuvent contenir des liens vers des sites n’appartenant pas à Investment Planning Counsel. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces sites tiers. Lorsque vous accédez à d’autres sites Web à partir de nos sites en utilisant les liens fournis, les exploitants de ces sites Web peuvent utiliser des témoins conformément à leur propre politique en matière de témoins, qui peut différer de la nôtre. Vous devez lire attentivement leurs politiques en matière de confidentialité et de témoins avant de leur fournir vos renseignements personnels.

8. Mise en garde concernant la fonctionnalité des témoins automatiques

Les navigateurs tels que Microsoft Internet Explorer vous permettent de stocker des mots de passe et des identifiants de connexion afin que vous n’ayez pas à saisir ces renseignements chaque fois que vous accédez à un site Web. Investment Planning Counsel vous recommande vivement de ne PAS utiliser cette fonctionnalité afin d’éviter toute utilisation non autorisée de vos comptes en ligne.

9. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique à l’occasion. Nous afficherons la politique modifiée sur notre site Web. Nous vous encourageons à visiter fréquemment cette section pour demeurer informé.

Mis à jour: le 20 mars 2024

POLITIQUE D’IPC SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

NOTRE ENGAGEMENT À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS